需要避免的五个企业文件同步和共享实现陷阱

在没有正式政策和指导方针的情况下就贸然行动

这不仅仅是一个企业文件同步和share-specific这是一个挑战，但当您推出移动生产力应用程序时，它值得注意。为员工提供工具这使得他们可以在任何地方、任何设备上工作，这对员工的工作效率有积极的影响。企业战略集团发现80%的公司正式BYOD政策(而不是宽松的指导方针)到位可以提高员工的工作效率，减少求助电话。事实上，30%的人的工作效率显著提高，只有2%的人报告了负面影响和IT求助电话的增加。

大多数公司允许自带设备，但是不要制定正式的政策在适当的地方也看到相应的生产率的提高;然而，只有7%的人报告工作效率有了显著提高，36%的人报告工作效率没有变化，8%的人报告工作效率受到了负面影响，求助电话数量有所增加。所以,在你跳进BYOD，确保制定指导方针，指导员工哪些设备在你的环境中工作得最好，有哪些应用程序可用，以及如何访问公司应用程序。您还应该提供应用程序使用指南。

评估过程中不包括流动工人

移动性和对生产力应用程序的方便访问，无疑影响了员工对如何与应用程序交互的看法。他们期望像消费者一样的易用性，但也意识到他们无法获得完整的消费者体验。这是好的。但你成功的机会企业文件同步和共享部署如果你在评估过程中包括了你的移动利益相关者，你的收益将会显著增加。您将更好地理解与他们如何以及在哪里工作相关的细微差别，并且您可以确保产品满足这些需求。您将从易用性的角度理解什么是可接受的折衷。最重要的是，你将获得能够帮助推广系统的champion。在用户接受度方面，不要低估口碑冠军——这是手机应用推广和采用的主要方式。

假设有一个通用的企业文件同步和共享产品

在安全性和控制方面，工具差异很大。因此，您应该研究企业用例。许多组织试图部署一种能够满足所有用户需求的产品——这通常意味着部署最安全的用例。不幸的是，这就给用户和数据带来了很多可能不需要的安全控制。这就导致了持续的BYOA问题。

识别安全性差异，并为正确的用例部署正确的工具。虽然这意味着更多的供应商、许可和IT周期来管理不同的产品，但也意味着更多的采用和更安全、更受保护的企业数据。但这可能导致用户需要多个产品来完成跨越边界的任务。市场上有Citrix、Accellion和Egnyte等厂商提供的产品都有连接器。

忽视培训

似乎每个供应商都在吹嘘他们的客户端界面是多么简单和“像消费者”。然而，对于已经部署了企业文件同步与共享产品的组织来说，培训新用户使用工具和应对挑战一直是最主要的两大挑战之一，仅次于安全问题。企业文件sync-and-share工具如果使用得当，会非常强大。企业工具可以比消费者工具做得更多。因为这个事实，它们不会像消费者工具那样容易使用。因此，要确保您的员工知道如何执行基本和高级功能——他们对您推出的工具了解得越好，他们就越不可能恢复到原来的BYOA方式。

用错误的方法衡量成功

你需要用户采用公司的工具来保证数据的安全和保护。我们经常看到组织纯粹根据部署的席位数量来衡量采用情况。但仅仅因为用户下载了客户端，并可能将一些数据加载到他们的账户中，并不意味着他们正在使用它们。衡量成功的更好标准是用户的活跃度，即用户访问账户的频率和数量存储和共享文件，有多少链接是共享的，有多少文件有评论。您的用户可以上传企业客户，但在早期使用他们的BYOA帐户，但随着您推出培训甚至使用奖励，您将看到活动的上升。随着活动的增加，你对公司数据的控制和管理水平也会提高。