电子邮件归档

什么是电子邮件存档?

电子邮件存档是一种保存和保护电子邮件中包含的数据以实现快速检索的系统方法。这些工具在优先考虑数据持久性的组织中发挥着至关重要的作用。

电子邮件通信位于生产环境之外的安全存储库中。传入和传出消息以及任何文档附件都被编入索引。保留的电子邮件内容以只读格式保存在其原始状态。

一个电子邮件存档工具辅助合规，知识管理，诉讼支持和存储管理．除了存储电子邮件，大多数内容存档产品已经发展到包括企业文件同步和共享数据、即时消息和企业社交媒体活动。

邮件存档vs.邮件备份

电子邮件之间有一个值得注意的区别归档和备份．电子邮件存档作为存在于备份周期之外的历史参考。由于存档的电子邮件可以无限期保留，这些系统需要高度耐用的存储介质和低总拥有成本。高性能对于随机读访问仍然很重要。数据的真实性是首要考虑的问题。

电子邮件备份创建整个电子邮件系统的备份映像，以便于恢复到以前存储的状态。这给那些在内部管理自己的电子邮件备份的公司带来了成本和存储管理方面的麻烦。电子邮件备份需要大容量的存储介质来处理大量的写操作，同时也将每千兆字节的总成本降到最低。

电子邮件存档的演变

在电子邮件的早期，公司通常依靠用户维护个人电子邮件档案。IT部门会备份用户的电子邮件，但信息的搜索不是自动的。如果需要追踪一封特定的电子邮件，通常需要数周时间才能找到。具有专门电子邮件归档服务的软件的出现，帮助组织管理来自数千个邮箱的数据。

这个存档平台创建了一个可搜索的索引，可以在几分钟内对大量电子邮件进行筛选。客户通常获取电子邮件存档作为集成软件产品的一部分，用于备份和灾难恢复，电子邮件治理或信息生命周期管理，尽管一些供应商提供电子邮件归档作为独立的产品。

电子邮件归档:合规性用例

内容归档应用程序有两个主要功能。它将电子邮件内容编入索引，并将其分配给物理存档或其他存储目标。其次，它应用了一个策略引擎来管理数据删除和保留期长度的规则。它自动将数据分层到更便宜的存储媒体。

基于策略的电子邮件归档允许IT经理更轻松地管理大型电子邮件归档。

电子邮件归档服务在公司努力实现这一目标的过程中发挥了更大的作用法规遵从性．在金融服务、政府和医疗等监管严格的行业，企业必须保存与商业相关的电子邮件。

美国国会最近通过的《多德-弗兰克法案》(Dodd-Frank Act)、《联邦民事诉讼规则》(federal Rules of Civil Procedure, FRCP)、HIPAA和《格雷姆-里奇-比利利法案》(gram - leach - bliley Act)等联邦法规对电子邮件的保存时间和相关安全措施提出了严格要求。例如，FRCP的某些部分要求保存存档的电子邮件写一次读多次媒体以确保数据不会被更改或删除。

在拥有成百上千个邮箱的组织中，电子邮件存档是必要的，这样就可以通过虚拟文件跟踪来查找电子邮件信息，以进行电子发现或其他诉讼程序。

这些规定并不一定要求每封电子邮件都要存档。垃圾邮件和员工的私人邮件往来通常是例外。尽管如此，根据联邦或州法律，任何被认为与公司商业活动相关的文件都可能受到诉讼要求。

电子邮件存档，以帮助存储管理

归档历史邮件通信对存储容量有影响。减少存储在邮件服务器上的电子消息的数量可以使组织回收生产服务器上的容量。另一个好处是加速备份时间。

电子邮件归档对物理存储容量的要求低于集中存储。如果在多个邮件中重复出现相同的附件，归档软件只保存一个实例。每个存档的邮件都有一个指向完整存储的原始邮件的存根。这些信息得到了安全的保护，但仍可用于审计其保管链。

的进化微软交换服务器指出了这个趋势。Microsoft在Exchange Server 2013中引入了in - place archive，本质上是在邮箱中创建一个存档，专门用于存储历史消息传递数据。增强消除了离散PST文件文件夹的管理。该功能为用户提供了从Microsoft Outlook电子邮件程序、Outlook web应用程序或集成的一致视图微软365套房．

云电子邮件存档

公共云提供商已经培育了一种基于服务的方式来交付安全、软件和存储。存储即服务模型允许企业根据需求使用所需的或多或少的资源。类似地，对于想要避免专用电子邮件服务器和相关基础设施成本的中型企业来说，基于云的电子邮件归档可能是一个选择。

使用云保存邮件不需要特殊的软件或硬件。云端的档案通常具有强大的搜索功能和大规模的可伸缩性。用户可以指定符合其公司需求的归档策略。

但在考虑云电子邮件存档时，有理由要谨慎。首先是相对于用户必须处理的内部管理水平的成本问题。请记住，托管服务提供者实质上租用的是多租户数据中心。管理归档本身的责任主要由用户承担。

额外的费用可能会被收取专门服务，如电子发现、分类或咨询哪些法规可能适用于内容。

与任何供应商一样，重要的是要弄清楚服务水平协议．它应该指定数据从云中恢复的速度、供应商未能履行其义务时的补偿以及供应商倒闭时的数据意外事故。加密此外，支付卡行业数据安全标准也值得关注。

电子邮件归档工具

有许多可用的电子邮件归档产品，从集成在备份软件套件中的服务到存储阵列供应商提供的存储管理工具。下面的列表不是详尽的，但它强调了一些针对电子邮件归档和迁移的知名供应商和产品。

• Acronis Office 365备份云
• Archive360
• 梭鱼消息存储服务器
• Commvault邮件归档
• Dell EMC SourceOne Archiving
• 谷歌库
• HubStor
• Microsoft Azure归档存储
• Rackspace邮件归档
• Veeam软件
• Veritas企业库